👥 HR & Personal Automatisierung

HR auf der Überholspur — Verwaltung automatisieren, Team stärken

AUTOMAIT verbindet Ihre Bewerber-, HR-, Abrechnungs- und Kommunikationstools, damit sich HR um Menschen statt um Papierkram kümmern kann.

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Das Problem

HR-Teams versinken in wiederkehrender Verwaltung

Stellenausschreibungen, Lebensläufe, Gehaltsabrechnung, Leistungsgespräche und Compliance-Berichte — und nebenbei sollen Mitarbeitende engagiert und Führungskräfte unterstützt bleiben.

Diese Verwaltungslast lässt kaum Zeit für die strategische Arbeit, die das Unternehmen wirklich voranbringt: Kultur, Talententwicklung und Bindung. HR-Automatisierung macht aus Fleißarbeit durchgängige Workflows.

Lebensläufe einzeln sichten

Onboarding-Checklisten in einer Tabelle

Abgeschlossenen Schulungen hinterherlaufen

Manuelle Änderungen bei Gehalt und Zusatzleistungen

Urlaubsanträge, die in E-Mails untergehen

Compliance-Fristen, die zu spät auffallen

Gewinnen → Einarbeiten → Entwickeln → Vergüten → Einhalten

So funktioniert es, Schritt für Schritt

Personalgewinnung & Onboarding

Bei der Einstellung der besten Leute sollte es darum gehen, die richtigen Menschen zu finden, nicht in Papierkram zu versinken. Die Automatisierung schreibt Stellen aus, sichtet Lebensläufe, plant Gespräche und startet das Onboarding in dem Moment, in dem ein Angebot angenommen wird.

Ergebnis

Einstellungen laufen schnell, reibungslos und bewerberfreundlich.

Workflow-Beispiele

StellenausschreibungZeitplan-Trigger → LinkedIn (Stelle ausschreiben) → Slack (Recruiting-Team benachrichtigen)

Lebenslauf auswertenWebhook (Bewerbung eingegangen) → KI (Lebenslauf auswerten) → Airtable (Bewerberdaten speichern)

Angebot & UnterschriftGmail-Trigger (Zusage der Bewerberin/des Bewerbers) → DocuSign (Vertrag senden) → Google Drive (unterschriebene Kopie ablegen)

Bereit für Tag einsHR-System-Trigger (neue Einstellung) → Google Workspace (Konten anlegen) → Slack (Willkommensnachricht)

Live-Beispiel — KI-Lebenslaufsichtung

Webformular nimmt Lebenslauf-Upload (PDF) entgegen→KI extrahiert Ausbildung, Fähigkeiten, Berufserfahrung, Ort und Kontaktdaten→Dynamischer Stellenabgleich mit Kriterien in Google Sheets→HR-Bewertung & Punktwert (1–10) erzeugen→Ergebnisse in Google Sheet speichern & Lebenslauf auf Google Drive laden

Lernen & Entwicklung

Weiterbildung hält Fähigkeiten scharf, aber die Nachverfolgung von Hand ist mühsam. Die Automatisierung weist Kurse zu, verschickt Erinnerungen und erzeugt Zertifikate, damit Mitarbeitende compliant und zukunftsfähig bleiben, ohne dass HR hinterherlaufen muss.

Ergebnis

Die Weiterbildung erledigt sich selbst — HR sieht nur aufs Dashboard.

Workflow-Beispiele

Onboarding-LehrplanHR-System-Trigger (neue Einstellung) → LMS (Onboarding-Schulung zuweisen) → Gmail (Mitarbeitende benachrichtigen)

Erinnerungen zum FortschrittZeitplan-Trigger → LMS (Fortschritt prüfen) → Slack (Mitarbeitende erinnern)

ZertifikateKurs abgeschlossen → Google Docs (Zertifikat erzeugen) → Gmail (an Mitarbeitende senden)

EntwicklungspfadeHR-System-Trigger (Beförderung) → LMS (Führungskurs zuweisen)

Live-Beispiel — Feedbackgesteuerte Aufgabenverteilung

Airtable-Trigger erfasst neues / geändertes Feedback→Switch-Node verteilt anhand der Bewertung→Webhook holt das Aufgabenergebnis→Aufgabenerstellung behandelt schlecht (Maßnahme), ausreichend–gut (Nachfassen), sehr gut–hervorragend (Anerkennung)→Benachrichtigungen versenden dringende E-Mails und Glückwünsche

Leistung & Vergütung

Leistungsgespräche und Abrechnung sind wichtig, aber zeitraubend und fehleranfällig. Die Automatisierung plant Beurteilungszyklen, sammelt Feedback, führt die Abrechnung durch und verwaltet Zusatzleistungen, damit Menschen fair und pünktlich vergütet werden.

Ergebnis

Keine vergessenen Gespräche, keine Überraschungen bei der Abrechnung.

Workflow-Beispiele

BeurteilungszyklenZeitplan-Trigger → HR-System (Beurteilungszyklus starten) → Gmail (Führungskräfte benachrichtigen)

Feedback erfassenWebhook (Feedback eingereicht) → Google Sheets (Ergebnisse speichern) → Slack (HR alarmieren)

GehaltslaufZeitplan-Trigger → Abrechnungs-Node (Gehälter berechnen) → Gmail (Abrechnung senden)

Abgleich der ZusatzleistungenHR-System-Trigger (Statusänderung) → Leistungs-Node (Anmeldung aktualisieren)

Live-Beispiel — HR-Richtlinienassistent

Richtlinien, Zusatzleistungen und HR-Dokumente aus BambooHR holen→KI analysiert und beantwortet Fragen von Mitarbeitenden→Passende Ansprechperson für Eskalationen ermitteln→Mit Unternehmenssystemen für HR-Hilfe in Echtzeit verbinden

Mitarbeiterbeziehungen & Engagement

Ein gesunder Arbeitsplatz lebt von Engagement, nicht nur von Verwaltung. Die Automatisierung erfasst die Stimmung der Mitarbeitenden, verschickt Anerkennung und leitet Beschwerden weiter, damit die Kommunikation klar und die Kultur stark bleibt.

Ergebnis

Probleme kommen früh ans Licht, Erfolge werden öffentlich gefeiert.

Workflow-Beispiele

Puls-UmfragenZeitplan-Trigger → Umfragetool (Puls-Umfrage senden) → Google Sheets (Ergebnisse speichern) → Slack (Themen teilen)

AnerkennungMeilenstein-Trigger → KI (Anerkennung entwerfen) → Slack (im Teamkanal posten)

Beschwerden weiterleitenWebhook (Formular eingereicht) → KI (klassifizieren & weiterleiten) → HR-Fallverwaltung → Gmail (Eingang bestätigen)

Live-Beispiel — Bearbeitung von Spesenabrechnungen

Mitarbeitende laden Beleg hoch→Workflow prüft auf Dubletten→Neue Datei wird auf Google Drive geladen→Eindeutige Vorgangsnummer wird erzeugt→Details werden in Google Sheets protokolliert→Finanzteam erhält E-Mail mit Zahlungsangaben

HR-Betrieb & Compliance

Compliance kann nicht warten — verpasste Fristen bedeuten Bußgelder und rechtliches Risiko. Die Automatisierung hält Daten korrekt, bearbeitet Urlaubsanträge und erstellt Berichte nach Plan.

Ergebnis

Prüfungsfeste Unterlagen ohne Hektik in letzter Minute.

Workflow-Beispiele

UrlaubsanträgeWebhook (Urlaubsantrag) → Google Calendar (Kalender der Führungskraft aktualisieren) → Gmail (HR benachrichtigen)

Von der Zeiterfassung zur AbrechnungZeitplan-Trigger → HR-System (Zeiten abgleichen) → Abrechnung (Gehalt aktualisieren)

Ablaufende DokumenteZeitplan-Trigger → Google Drive (ablaufende Dokumente prüfen) → Slack (HR alarmieren)

Bestätigung von RichtlinienWebhook (neue Richtlinie) → Gmail (an alle Mitarbeitenden senden) → Google Sheets (Bestätigungen verfolgen)

Live-Beispiel — Dialogbasierte Mitarbeiterdatenbank

Mitarbeiterdaten über Telegram verwalten→Anlegen, Abrufen und Löschen von Airtable-Datensätzen automatisieren→Abteilungen und Positionen dynamisch verwalten→Datenkonsistenz und Verknüpfungen sicherstellen→Dialogoberfläche auf Basis von OpenAI

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